ChatGPTで業務マニュアルを作る手順 メモから作る7ステップ

先に「誰が、何のために使うか」を決める

同じ仕事でも、新人向けと経験者向けでは必要な説明が違います。作成前に対象者、目的、完了条件を決めると、使えるマニュアルになりやすくなります。

業務マニュアルを作る7ステップ

1. 対象者と目的を決める
2. 普段の手順を箇条書きにする
3. ChatGPTに不足情報を質問させる
4. 手順を時系列に整理する
5. 注意点と判断基準を追加する
6. チェックリストを作る
7. 実際に使い、抜けを修正する

まず普段の作業を粗く書く

文章にせず、「注文確認」「在庫確認」「発送入力」のような単語でも構いません。頻度、使用ツール、担当者、期限、例外対応が分かる範囲で加えます。

そのまま使える依頼文

あなたは業務マニュアルの編集者です。
次のメモを、新人が一人で実行できる手順書へ整理してください。

対象者：【例：入社1か月以内の担当者】
目的：【できるようになってほしいこと】
完了条件：【作業完了の状態】
使用ツール：【ツール名】
元のメモ：
【個人情報・社外秘を除いたメモ】

最初から完成させず、不足情報を質問してください。
書かれていない内容は推測しないでください。

回答後にマニュアルへ整える依頼文

回答した内容を反映し、次の構成で業務マニュアルを作ってください。
1. 業務の目的
2. 実施するタイミング
3. 事前準備
4. 手順（番号付き）
5. 各手順の完了確認
6. よくあるミス
7. 例外時の相談先
8. 最終チェックリスト
専門用語には短い説明を付けてください。

使えるマニュアルにする確認項目

• 初めて読む人にも作業の目的が分かるか
• 一つの手順に複数の行動が混ざっていないか
• 画面名・ボタン名・保存場所が具体的か
• 期限と完了条件が明確か
• 通常と違う場合の相談先があるか
• 実際の業務と内容が一致しているか

ChatGPTだけで完成にしない

最も重要なのは、現場で一度使うことです。作業者が迷った箇所、説明が不足した箇所、手順が古かった箇所を記録し、更新日と確認者を残します。マニュアルは作成物ではなく、改善を続ける業務の基盤です。

入力情報の注意

顧客情報、従業員の個人情報、パスワード、契約条件、未公開情報は入力しません。「顧客A」「システムX」のように置き換え、社内ルールを優先してください。